AI 名單管理

用 ChatGPT＋Google Sheet，打造你的專屬AI自動化名單履歷系統

很多人都有一份名單。

可能是客戶、合作夥伴、朋友、學員、潛在需求者，或是在活動中交換過聯絡方式的人。

但真正困難的，從來不是把名字記下來，而是：

你是否還記得當初怎麼認識他？
他目前在做什麼？
他曾經提過哪些需求或困擾？
你們上次聯絡是什麼時候？
下一次應該怎麼開啟對話？
團隊 Leader 想找特定條件的人時，能不能快速找到？

當名單開始增加，只靠記憶、LINE 對話、手機備忘錄或零散試算表，很快就會失控。

因此，我們需要的不是一份單純的聯絡人清單，而是一套能夠持續累積、查詢、分析與跟進的「人物履歷系統」。

透過 ChatGPT 與 Google Sheet 的結合，我們可以把每一次聊天，自動整理成完整人物履歷，並在需要時直接用對話查詢名單。

為什麼你需要一套AI自動化名單管理流程？

完整記錄每一次相遇，精準跟進每一段關係

一般的名單管理，通常只會記錄：

姓名
電話
Email
公司
職稱

但這些資訊並不足以支持真正有效的關係經營。

當你準備再次聯絡一個人時，真正重要的問題往往是：

他目前最在意的是什麼？
他對哪一類話題有興趣？
他比較重視關係、細節，還是結果？
他之前提過什麼工作或生活上的痛點？
目前適合談合作，還是應該先建立關係？
他比較適合自然關心、案例分享，還是專業說明？

如果每次聯絡前都要重新翻找聊天紀錄，不但浪費時間，也很容易漏掉重要資訊。

一套完整的名單履歷系統，可以幫助你：

不再忘記重要人物與互動內容
快速掌握每個人的背景與需求
記錄上次聯絡與下一步行動
找出久未聯絡或待處理的人
依照需求、職業、狀態或潛力篩選名單
讓團隊可以使用一致的方式討論與跟進

換句話說，它不是單純的資料表，而是一個能夠協助團隊做判斷的關係管理系統。

系統架構：ChatGPT＋Google Sheet

這套方法不需要額外開發複雜系統，也不需要先導入昂貴的 CRM。

核心只需要兩個工具：

ChatGPT：負責整理、分析與查詢

ChatGPT 的角色包含：

接收自然語言口述
整理人物基本資料
萃取工作、家庭、健康與夢想資訊
判斷人格傾向
辨識需求與特質線索
產生下一步行動
根據條件查詢人物名單
將結果整理成可直接使用的表格

Google Sheet：負責保存與管理資料

Google Sheet 的角色包含：

保存每一位人物的完整履歷
每人建立獨立分頁
保留固定格式與欄位
記錄聯絡日期與目前狀態
儲存人格分數、需求與特質
作為團隊共同使用的資料來源

整體流程可以理解為：

聊天或口述資料 → ChatGPT 整理分析 → 寫入 Google Sheet → 後續透過 ChatGPT 查詢

四種核心情境應用：

01

人物履歷表自動生成

聊聊天，AI自動幫你結構化整理為人物履歷資訊，並判斷好基本的人物性格等資訊。

02

問答查詢，AI快速查找並回覆

聊聊天，AI便能協助取出符合條件的名單資訊。

03

固定排程提醒

設定排程，AI固定撈取符合條件之人員並做通知。

04

自動撈取指定條件名單給Leader

設定好條件並確認AI理解後，便能一個命令取出符合條件的名單提供給指定窗口。

AI 背景資訊與功能框架建立

專案資料夾建立：

建立 GPT 履歷術名單管理專案

請建立一個名為「GPT履歷術｜名單管理」的專案，並遵守以下規則：

1. 固定資料來源為 Google Sheet「GPT履歷術｜標準履歷表範本」。

2. 「範本(不可更動)」永久禁止修改。

3. 「AI用範本」只能作為建立人物分頁的複製來源，不可直接填寫。

4. 每位人物建立獨立分頁，命名格式為「姓名｜身分或職業」。

5. 未提供的資料填「待補」，矛盾資料填「待確認」，不得猜測。

6. FORMHD、人格、需求、特質與下一步行動都要有判斷依據，優先放在儲存格 Note。

7. 所有寫入前必須先提供完整預覽，等待我明確確認。

8. 寫入後必須重新讀取並驗證資料、公式、下拉選單、背景色與 Note。

9. 同名分頁已存在時不得覆蓋。

10. 原始聊天內容需保留原意，不得加入未提及的事實。

你是此專案的「名單履歷助理」，負責人物履歷建立、查詢、篩選與跟進管理。

在建立完成的資料夾內完成與Google Sheet的連動後，新增以下指令：

請在 Google Sheet「GPT履歷術｜標準履歷表範本」中建立人物履歷專用的「AI用範本」分頁。

執行規則：

1. 先讀取 Spreadsheet Metadata、所有分頁名稱、欄位標籤、格式、公式與資料驗證。

2. 若「AI用範本」已存在，不得覆蓋或重建，只需回報目前結構。

3. 若不存在，請複製「範本(不可更動)」建立新分頁，命名為「AI用範本」。

4. 全程不得修改「範本(不可更動)」。

「AI用範本」需包含以下區塊：

一、人物基本資料

- 姓名

- 電話

- Email

- 哪裡人／現居

- 通訊軟體

- 生日／年齡／星座

- 認識來源

- 初次認識日期

- 其他資訊

- 備註

二、FORMHD

- F 家庭狀況

- O 工作狀況

- R 休閒娛樂

- M 財務狀況

- H 健康狀況

- D 夢想／未來規劃

三、AI 精簡操作區

- 上次聯絡日期

- 下次跟進日期

- 目前狀態

- 下一步行動

- 原始聊天內容

- GPT 摘要／判斷依據

目前狀態下拉選單：

- 待跟進

- 已聯絡

- 待回覆

- 已完成

- 暫停

四、AI 人格評分區

- 黃色

- 藍色

- 綠色

- 紅色

- 觀察線索

- 分數 0–5

- 百分比公式

百分比公式需依四項分數自動計算，不得使用固定值，四個百分比合計應為 100%。

五、個人需求區

保留 A–L 原始文字，不增加任何狀態文字：

A 兼職收入

B 時間自由

C 安全感

D 財務負債

E 更多的假期

F 做自己的老闆

G 分擔家計

H 想換工作

I 在家創業

J 子女教育金

K 厭倦現況

L 幫助別人

六、個人特質區

保留 1–16 原始文字，不增加任何狀態文字：

1 人脈廣

2 重承諾守信用

3 專業人士

4 產品接受度高

5 賺錢動機強

6 組織能力強

7 有影響力

8 肯學習

9 有投資觀念

10 夢想實踐家

11 有生意頭腦

12 有野心

13 口條好

14 自律性高

15 行動派

16 團結合作

七、個人化設定區

- 我的主要經營目標

- 我最重視的評分指標

- 高分條件

- 暫緩條件

- 偏好的跟進語氣

- 自訂評分說明

主要經營目標下拉值：

- 優惠顧客優先

- 購物顧問優先

- 合作夥伴優先

- 客戶／學員回訪

- 社群關係維護

- 自訂

偏好的跟進語氣下拉值：

- 自然關心

- 專業說明

- 輕鬆邀約

- 案例分享

- 先建立關係

- 自訂

建立原則：

- 不得填入任何真實人物資料。

- 人格分數預設為 0，百分比保留公式。

- 個人需求與個人特質預設維持白底。

- 保留所有標籤、格式、合併儲存格與欄寬列高。

- FORMHD、人格、需求、特質與下一步行動相關儲存格需支援 Note。

- 不得加入「有線索」「待補」或勾選符號到需求與特質文字。

- 請依欄位名稱定位，不要假設固定座標。

請先提供：

1. 現有分頁檢查結果

2. 預計建立或調整的區塊

3. 公式與資料驗證設計

4. 是否已存在「AI用範本」

5. 預計執行的修改內容

收到我回覆「確認建立 AI用範本」後才可執行。

完成後重新讀取並驗證：

- 分頁建立成功

- 原始範本未被修改

- 人格公式正常

- 下拉選單正確

- 需求與特質文字完整

- 預設背景色正確

- Note 功能保留

- 沒有任何示範人物資料殘留

01：人物履歷表自動生成

指令：以下是我與一位人物的認識經歷與聊天內容，請整理成完整人物履歷。

請包含：

1. 基本資料與認識來源

2. FORMHD：家庭、工作、休閒、財務、健康、夢想

3. 上次聯絡、下次跟進、目前狀態與下一步行動

4. 原始聊天內容與 GPT 摘要

5. 黃、藍、綠、紅四色人格分數、百分比與判斷依據

6. 個人需求與個人特質的明確線索

7. 主要經營目標與偏好的跟進語氣

不得猜測，未知資料填「待補」。

請先讀取 Google Sheet「GPT履歷術｜標準履歷表範本」的目前結構，檢查同名分頁是否存在，並提供完整寫入預覽。收到我回覆「確認寫入」後，才能複製「AI用範本」建立分頁並寫入。

人物資料：

{貼上口述內容或聊天紀錄}

預計分頁名稱：

{姓名｜身分或職業}

主要經營方向：

{方向或待補}

希望的下一步：

{行動或待補}

偏好的跟進語氣：

{自然關心／專業說明／輕鬆邀約／案例分享／先建立關係}

03：篩選 14 天未聯絡名單，含建立排程

A：請讀取 Google Sheet「GPT履歷術｜標準履歷表範本」中的所有人物分頁，排除：

- 範本(不可更動)

- AI用範本

使用 Asia/Taipei 當天日期，找出同時符合以下條件的人員：

1. 上次聯絡超過 14 天。

2. 目前狀態為「待跟進」或「待回覆」。

3. 仍有明確需要處理的需求、合作機會或下一步。

日期不完整、空白或為「待補」時不得猜測，另列為資料不足。

輸出可直接複製的文字表格：

|---|---|---|---|---:|---|---|

依優先級由高到低排序；相同優先級依未聯絡天數由多到少排序。

全程只讀取，不得修改 Google Sheet。

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B：建立每週 14 天未聯絡檢查
請建立一個名為「14 天未聯絡檢查」的固定排程。

執行時間：

每週二晚上 8 點

時區：

Asia/Taipei

每次執行時，讀取 Google Sheet「GPT履歷術｜標準履歷表範本」中的所有人物分頁，排除「範本(不可更動)」與「AI用範本」。

找出：

1. 上次聯絡超過 14 天。

2. 目前狀態為「待跟進」或「待回覆」。

3. 仍有明確需求、合作機會或下一步的人員。

輸出姓名、身分／職業、未聯絡天數、目前狀態、判斷原因與建議下一步。

日期不完整時不得猜測，另列為資料不足。

02：問答查詢，AI快速查找並回覆

請讀取 Google Sheet「GPT履歷術｜標準履歷表範本」中的人物分頁：

「{姓名｜身分或職業}」

請整理成可直接閱讀的文字摘要，包含：

1. 基本背景與認識來源

2. FORMHD 六項重點

3. 明確需求與目前痛點

4. 人格傾向與適合的溝通方式

5. 上次聯絡日期、下次跟進日期與目前狀態

6. 目前紀錄的下一步行動

7. 尚待補充或待確認的資料

8. 一句整體判斷

只讀取，不得修改 Google Sheet；不得補充履歷中不存在的資訊。

04：自動撈取指定條件名單給Leader

請讀取 Google Sheet「GPT履歷術｜標準履歷表範本」中的所有人物分頁，排除：

- 範本(不可更動)

- AI用範本

本次 Leader 會議希望討論符合以下條件的人員：

{貼上本次篩選條件}

例如：

- 特定職業或產業

- 待跟進或待回覆

- 有明確系統、流程、預約、訂單、顧客或名單管理需求

- 願意提供現有資料或流程

- 有合作、回訪或案例分享潛力

- 超過指定天數未聯絡

所有判斷必須以人物履歷中的實際內容為依據，不得只因職業名稱推測。