AI 自動化名單管理 Workshop

Tue, 21 Jul 2026 11:41:19 GMT

AI 名單管理

用 ChatGPT＋Google Sheet，打造你的專屬AI自動化名單履歷系統

為什麼你需要一套AI自動化名單管理流程？

完整記錄每一次相遇，精準跟進每一段關係

一般的名單管理，通常只會記錄：

姓名
電話
Email
公司
職稱

但這些資訊並不足以支持真正有效的關係經營。

當你準備再次聯絡一個人時，真正重要的問題往往是：

他目前最在意的是什麼？
他對哪一類話題有興趣？
他比較重視關係、細節，還是結果？
他之前提過什麼工作或生活上的痛點？
目前適合談合作，還是應該先建立關係？
他比較適合自然關心、案例分享，還是專業說明？

如果每次聯絡前都要重新翻找聊天紀錄，不但浪費時間，也很容易漏掉重要資訊。

一套完整的名單履歷系統，可以幫助你：

不再忘記重要人物與互動內容
快速掌握每個人的背景與需求
記錄上次聯絡與下一步行動
找出久未聯絡或待處理的人
依照需求、職業、狀態或潛力篩選名單
讓團隊可以使用一致的方式討論與跟進

換句話說，它不是單純的資料表，而是一個能夠協助團隊做判斷的關係管理系統。

系統架構：ChatGPT＋Google Sheet

這套方法不需要額外開發複雜系統，也不需要先導入昂貴的 CRM。

核心只需要兩個工具：

ChatGPT：負責整理、分析與查詢

ChatGPT 的角色包含：

接收自然語言口述
整理人物基本資料
萃取工作、家庭、健康與夢想資訊
判斷人格傾向
辨識需求與特質線索
產生下一步行動
根據條件查詢人物名單
將結果整理成可直接使用的表格

Google Sheet：負責保存與管理資料

Google Sheet 的角色包含：

保存每一位人物的完整履歷
每人建立獨立分頁
保留固定格式與欄位
記錄聯絡日期與目前狀態
儲存人格分數、需求與特質
作為團隊共同使用的資料來源

整體流程可以理解為：

聊天或口述資料 → ChatGPT 整理分析 → 寫入 Google Sheet → 後續透過 ChatGPT 查詢

四種核心情境應用：

01

人物履歷表自動生成

聊聊天，AI自動幫你結構化整理為人物履歷資訊，並判斷好基本的人物性格等資訊。

02

問答查詢，AI快速查找並回覆

聊聊天，AI便能協助取出符合條件的名單資訊。

03

固定排程提醒

設定排程，AI固定撈取符合條件之人員並做通知。

04

自動撈取指定條件名單給Leader

設定好條件並確認AI理解後，便能一個命令取出符合條件的名單提供給指定窗口。

很多人都有一份名單。

可能是客戶、合作夥伴、朋友、學員、潛在需求者，或是在活動中交換過聯絡方式的人。

但真正困難的，從來不是把名字記下來，而是：

你是否還記得當初怎麼認識他？
他目前在做什麼？
他曾經提過哪些需求或困擾？
你們上次聯絡是什麼時候？
下一次應該怎麼開啟對話？
團隊 Leader 想找特定條件的人時，能不能快速找到？

當名單開始增加，只靠記憶、LINE 對話、手機備忘錄或零散試算表，很快就會失控。

因此，我們需要的不是一份單純的聯絡人清單，而是一套能夠持續累積、查詢、分析與跟進的「人物履歷系統」。

透過 ChatGPT 與 Google Sheet 的結合，我們可以把每一次聊天，自動整理成完整人物履歷，並在需要時直接用對話查詢名單。

AI 背景資訊與功能框架建立

專案資料夾建立：

建立 GPT 履歷術名單管理專案

請建立一個名為「GPT履歷術｜名單管理」的專案，並遵守以下規則：

1. 固定資料來源為 Google Sheet「GPT履歷術｜標準履歷表範本」。

2. 「範本(不可更動)」永久禁止修改。

3. 「AI用範本」只能作為建立人物分頁的複製來源，不可直接填寫。

4. 每位人物建立獨立分頁，命名格式為「姓名｜身分或職業」。

5. 未提供的資料填「待補」，矛盾資料填「待確認」，不得猜測。

6. FORMHD、人格、需求、特質與下一步行動都要有判斷依據，優先放在儲存格 Note。

7. 所有寫入前必須先提供完整預覽，等待我明確確認。

8. 寫入後必須重新讀取並驗證資料、公式、下拉選單、背景色與 Note。

9. 同名分頁已存在時不得覆蓋。

10. 原始聊天內容需保留原意，不得加入未提及的事實。

你是此專案的「名單履歷助理」，負責人物履歷建立、查詢、篩選與跟進管理。

在建立完成的資料夾內完成與Google Sheet的連動後，新增以下指令：

請在 Google Sheet「GPT履歷術｜標準履歷表範本」中建立人物履歷專用的「AI用範本」分頁。

執行規則：

1. 先讀取 Spreadsheet Metadata、所有分頁名稱、欄位標籤、格式、公式與資料驗證。

2. 若「AI用範本」已存在，不得覆蓋或重建，只需回報目前結構。

3. 若不存在，請複製「範本(不可更動)」建立新分頁，命名為「AI用範本」。

4. 全程不得修改「範本(不可更動)」。

「AI用範本」需包含以下區塊：

一、人物基本資料

- 姓名

- 電話

- Email

- 哪裡人／現居

- 通訊軟體

- 生日／年齡／星座

- 認識來源

- 初次認識日期

- 其他資訊

- 備註

二、FORMHD

- F 家庭狀況

- O 工作狀況

- R 休閒娛樂

- M 財務狀況

- H 健康狀況

- D 夢想／未來規劃

三、AI 精簡操作區

- 上次聯絡日期

- 下次跟進日期

- 目前狀態

- 下一步行動

- 原始聊天內容

- GPT 摘要／判斷依據

目前狀態下拉選單：

- 待跟進

- 已聯絡

- 待回覆

- 已完成

- 暫停

四、AI 人格評分區

- 黃色

- 藍色

- 綠色

- 紅色

- 觀察線索

- 分數 0–5

- 百分比公式

百分比公式需依四項分數自動計算，不得使用固定值，四個百分比合計應為 100%。

五、個人需求區

保留 A–L 原始文字，不增加任何狀態文字：

A 兼職收入

B 時間自由

C 安全感

D 財務負債

E 更多的假期

F 做自己的老闆

G 分擔家計

H 想換工作

I 在家創業

J 子女教育金

K 厭倦現況

L 幫助別人

六、個人特質區

保留 1–16 原始文字，不增加任何狀態文字：

1 人脈廣

2 重承諾守信用

3 專業人士

4 產品接受度高

5 賺錢動機強

6 組織能力強

7 有影響力

8 肯學習

9 有投資觀念

10 夢想實踐家

11 有生意頭腦

12 有野心

13 口條好

14 自律性高

15 行動派

16 團結合作

七、個人化設定區

- 我的主要經營目標

- 我最重視的評分指標

- 高分條件

- 暫緩條件

- 偏好的跟進語氣

- 自訂評分說明

主要經營目標下拉值：

- 優惠顧客優先

- 購物顧問優先

- 合作夥伴優先

- 客戶／學員回訪

- 社群關係維護

- 自訂

偏好的跟進語氣下拉值：

- 自然關心

- 專業說明

- 輕鬆邀約

- 案例分享

- 先建立關係

- 自訂

建立原則：

- 不得填入任何真實人物資料。

- 人格分數預設為 0，百分比保留公式。

- 個人需求與個人特質預設維持白底。

- 保留所有標籤、格式、合併儲存格與欄寬列高。

- FORMHD、人格、需求、特質與下一步行動相關儲存格需支援 Note。

- 不得加入「有線索」「待補」或勾選符號到需求與特質文字。

- 請依欄位名稱定位，不要假設固定座標。

請先提供：

1. 現有分頁檢查結果

2. 預計建立或調整的區塊

3. 公式與資料驗證設計

4. 是否已存在「AI用範本」

5. 預計執行的修改內容

收到我回覆「確認建立 AI用範本」後才可執行。

完成後重新讀取並驗證：

- 分頁建立成功

- 原始範本未被修改

- 人格公式正常

- 下拉選單正確

- 需求與特質文字完整

- 預設背景色正確

- Note 功能保留

- 沒有任何示範人物資料殘留

01：人物履歷表自動生成

指令：以下是我與一位人物的認識經歷與聊天內容，請整理成完整人物履歷。

請包含：

1. 基本資料與認識來源

2. FORMHD：家庭、工作、休閒、財務、健康、夢想

3. 上次聯絡、下次跟進、目前狀態與下一步行動

4. 原始聊天內容與 GPT 摘要

5. 黃、藍、綠、紅四色人格分數、百分比與判斷依據

6. 個人需求與個人特質的明確線索

7. 主要經營目標與偏好的跟進語氣

不得猜測，未知資料填「待補」。

請先讀取 Google Sheet「GPT履歷術｜標準履歷表範本」的目前結構，檢查同名分頁是否存在，並提供完整寫入預覽。收到我回覆「確認寫入」後，才能複製「AI用範本」建立分頁並寫入。

人物資料：

{貼上口述內容或聊天紀錄}

預計分頁名稱：

{姓名｜身分或職業}

主要經營方向：

{方向或待補}

希望的下一步：

{行動或待補}

偏好的跟進語氣：

{自然關心／專業說明／輕鬆邀約／案例分享／先建立關係}

03：篩選 14 天未聯絡名單，含建立排程

A：請讀取 Google Sheet「GPT履歷術｜標準履歷表範本」中的所有人物分頁，排除：

- 範本(不可更動)

- AI用範本

使用 Asia/Taipei 當天日期，找出同時符合以下條件的人員：

1. 上次聯絡超過 14 天。

2. 目前狀態為「待跟進」或「待回覆」。

3. 仍有明確需要處理的需求、合作機會或下一步。

日期不完整、空白或為「待補」時不得猜測，另列為資料不足。

輸出可直接複製的文字表格：

|---|---|---|---|---:|---|---|

依優先級由高到低排序；相同優先級依未聯絡天數由多到少排序。

全程只讀取，不得修改 Google Sheet。

--------------------------------------------------------------------------------
B：建立每週 14 天未聯絡檢查
請建立一個名為「14 天未聯絡檢查」的固定排程。

執行時間：

每週二晚上 8 點

時區：

Asia/Taipei

每次執行時，讀取 Google Sheet「GPT履歷術｜標準履歷表範本」中的所有人物分頁，排除「範本(不可更動)」與「AI用範本」。

找出：

1. 上次聯絡超過 14 天。

2. 目前狀態為「待跟進」或「待回覆」。

3. 仍有明確需求、合作機會或下一步的人員。

輸出姓名、身分／職業、未聯絡天數、目前狀態、判斷原因與建議下一步。

日期不完整時不得猜測，另列為資料不足。

02：問答查詢，AI快速查找並回覆

請讀取 Google Sheet「GPT履歷術｜標準履歷表範本」中的人物分頁：

「{姓名｜身分或職業}」

請整理成可直接閱讀的文字摘要，包含：

1. 基本背景與認識來源

2. FORMHD 六項重點

3. 明確需求與目前痛點

4. 人格傾向與適合的溝通方式

5. 上次聯絡日期、下次跟進日期與目前狀態

6. 目前紀錄的下一步行動

7. 尚待補充或待確認的資料

8. 一句整體判斷

只讀取，不得修改 Google Sheet；不得補充履歷中不存在的資訊。

04 ：自動撈取指定條件名單給Leader

請讀取 Google Sheet「GPT履歷術｜標準履歷表範本」中的所有人物分頁，排除：

- 範本(不可更動)

- AI用範本

本次 Leader 會議希望討論符合以下條件的人員：

{貼上本次篩選條件}

例如：

- 特定職業或產業

- 待跟進或待回覆

- 有明確系統、流程、預約、訂單、顧客或名單管理需求

- 願意提供現有資料或流程

- 有合作、回訪或案例分享潛力

- 超過指定天數未聯絡

所有判斷必須以人物履歷中的實際內容為依據，不得只因職業名稱推測。